Votre organisation a décidé de tirer parti des avantages de l’externalisation, mais vous vous inquiétez de la façon dont vous pourrez gérer avec succès un projet à l’étranger. Une bonne gestion est très cruciale pour la réussite d’un projet d’externalisation offshore, et si elle est bien gérée, vous pouvez être sûr de voir une nette amélioration de votre productivité. La clé de la gestion d’une mission offshore est de suivre un plan bien établi pour le projet dès le début des travaux.
Si vous prévoyez une augmentation des performances et une réduction des coûts, vous devez suivre des stratégies de gestion efficaces qui vous aideront à atteindre vos objectifs d’externalisation et à améliorer votre entreprise. Le succès de l’externalisation offshore dépend de la gestion des risques, de l’augmentation du contrôle sur le projet, de l’amélioration de la coordination et de la réduction des risques d’échec du projet. Voici quelques conseils pour vous aider à vous lancer dans une entreprise d’externalisation réussie.
1. Comment gérer les risques liés aux coûts
La principale raison de l’externalisation est de réduire les coûts, il est donc essentiel que vous réalisiez le maximum d’économies en termes de coûts. Il existe des prestataires de services, qui peuvent vous offrir des services à faible coût, mais les coûts cachés ou le coût initial du démarrage du projet peuvent vous faire payer beaucoup plus que prévu. Pour éviter au mieux de tels risques de coûts, souscrivez auprès d’un fournisseur qui fournit des services sans coûts cachés d’infrastructure, de maintenance ou de formation. Assurez-vous que votre fournisseur offre une transparence financière totale, en vous fournissant des factures périodiques. L’analyse du coût global du projet et de l’étendue du travail avec le fournisseur peut vous donner une image claire du coût de votre projet d’externalisation avant même de le démarrer.
2. Comment gérer les risques de communication
Une communication régulière, ouverte et directe avec votre fournisseur d’externalisation est essentielle à la réussite de votre projet. Choisissez un fournisseur de services qui a mis en place des systèmes de communication tels que l’e-mail, le téléphone et le chat. Pour suivre l’avancement de votre projet, demandez des mises à jour quotidiennes et organisez des réunions hebdomadaires. Communiquez directement avec votre fournisseur pour toute question que vous pourriez avoir. Donnez des instructions claires sur la façon dont vous souhaitez que les travaux soient effectués.
Expliquez que vous souhaitez que les employés de votre fournisseur vous communiquent directement toute question relative au projet. Clarifiez immédiatement ces questions et fournissez des commentaires réguliers pour éviter tout revers ou retard. Pour réduire les oublis de communication, assurez-vous de communiquer ouvertement et constamment avec votre fournisseur.
3. Comment gérer les risques liés au transfert des connaissances
Pour constater une augmentation marquée du niveau de productivité, vous devez assurer un transfert de connaissances sans faille entre votre entreprise et votre fournisseur offshore. Avant le début et au cours du projet, assurez-vous que toutes les informations importantes sont transmises directement à votre partenaire d’externalisation. Résolvez toutes les questions que votre fournisseur pourrait avoir et créez un emplacement commun où les documents/feuilles de calcul peuvent être facilement partagés. Lorsque le transfert de connaissances est effectué efficacement, vous pouvez être sûr d’un résultat positif.
4. Comment gérer les risques liés à la performance
Pour éviter au mieux les risques liés à la performance, établissez un échéancier avec votre fournisseur, dès le début du projet et assurez-vous que les travaux sont terminés dans ce délai. Contacter d’anciens clients peut vous donner une idée juste des performances et du niveau de qualité du fournisseur. Quelques semaines / mois après le début du projet peuvent vous aider à mieux comprendre le niveau de performance réel de votre fournisseur de services. Sur cette base, vous pouvez apporter des ajustements, le cas échéant, au calendrier du projet.
Des examens réguliers du projet et l’analyse des travaux peuvent vous aider à suivre l’avancement du projet. Traitez les revers au fur et à mesure qu’ils se présentent pour éviter les retards. Bien que le temps soit un facteur important, assurez-vous que votre fournisseur ne le compense pas au détriment de la qualité.
5. Comment gérer les risques d’externalisation
Ne laissez pas le facteur de risque vous empêcher de tirer parti des avantages de l’externalisation en Inde. Comme dans tout projet, vous pouvez rencontrer des risques avec l’externalisation, et en particulier avec l’externalisation offshore, mais vous pouvez minimiser les risques. Avant de finaliser le choix d’un fournisseur ou d’externaliser votre travail, faites une évaluation approfondie de tous les risques possibles auxquels vous pourriez être confronté. Analysez ces risques et parvenez à un consensus sur la façon exacte dont vous allez les aborder, le cas échéant.
6. Comment gérer une crise
Choisissez un prestataire de services qui a une expérience préalable dans la fourniture de services offshore. Demandez des références de clients et effectuez une recherche sur le fournisseur. L’embauche d’un fournisseur expérimenté et digne de confiance peut vous tenir à l’écart de situations catastrophiques. Avant d’externaliser, analysez si votre entreprise peut gérer financièrement et professionnellement tout événement imprévu.
Investir dans la relation d’externalisation
Ne vous inscrivez pas avec le tout premier vendeur offshore que vous rencontrez. Demandez des références antérieures et effectuez des recherches approfondies avant de choisir un fournisseur de services. Un partenariat avec un fournisseur fiable peut vous aider à bénéficier d’une relation d’externalisation à long terme. La compréhension mutuelle, la transparence financière, la flexibilité, la communication directe et le suivi régulier entre vous et votre fournisseur peuvent vous aider à établir un bon partenariat d’externalisation. Investir dans la relation d’externalisation peut vous aider à réduire les coûts tout en augmentant votre rentabilité.
Organisez votre entreprise avant d’externaliser
Avant d’externaliser, réexaminez la façon dont votre organisation fonctionne et apportez des changements, si nécessaire. Vous pouvez commencer par évaluer vos capacités internes et répartir uniformément le travail entre votre fournisseur offshore et votre équipe interne. Vous pouvez envisager d’externaliser des fonctions commerciales non essentielles tout en gérant votre activité principale en interne.
Choisissez un chef de projet ou une équipe pour surveiller votre fournisseur et répondre aux demandes. Formez vos ressources sur la façon de gérer efficacement une équipe offshore et de tirer le meilleur parti d’un projet externalisé. Expliquez à votre équipe l’importance de la communication et de la transparence avec le fournisseur. Avoir une solide direction interne peut vous aider à gérer avec succès vos entreprises d’externalisation.
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